Méthode Lean A3 : définition, outils

Lean A3 : définition courte

  • Lean A3 est un outil de résolution de problèmes développé par l'entreprise Toyota.
  • L'A3 est à la fois un outil d'amélioration continue et un instrument de planification stratégique.
  • La méthode A3 tire son nom du format A3 de la feuille de papier qui synthétise toutes les informations sur un problème.
  • La méthode A3 est basée sur la méthode PDCA ou Roue de Deming (Plan-Do-Check-Act = Planifier-Réaliser-Vérifier-Assurer et améliorer)
  • Selon la complexité du problème, la feuille A3 sera manuscrite ou réalisée avec un fichier Excel.

Synonymes de Lean A3

Toyota A3, rapport A3, méthode A3, outil A3, Lean A3 Excel, A3 résolution de problème, A3 problem solving, A3 issue solving

Sommaire Lean A3

 

Utilité de la méthodologie Lean A3

Les bénéfices de la méthode A3

  • L'A3 aide à dépasser la simple perception d'un problème pour le formuler clairement
  • L'A3 est une méthode rigoureuse adressant les causes racines du problème
  • La méthode A3 est basée sur la collecte d'informations sur le terrain, pas sur des opinions
  • L'A3 oblige à construire un consensus avant de passer à l'action
  • L'A3 est un outil de communication visuel et structuré, de type story-telling (comme un story-board de cinéma)
  • L'utilisation fréquente de la méthode A3 construit une culture de la résolution de problème

Outil A3 : champ d'application

  • Plan stratégique d'entreprise
  • Résolution de problème, aide à la décision
  • Promouvoir une idée, une proposition de changement
  • Compléter une analyse de processus (VSM)
  • Soutenir une initiative d'amélioration radicale (RIE, Kaizen Blitz)

Outil A3 : domaines d'utilisation

  • A l'origine, la méthode A3 fut développée pour les processus de production en usine.
  • La méthode A3 peut également être utilisée efficacement pour les processus administratifs.
  • La méthode A3 est parfaite pour résoudre des problèmes de qualité de données.
  • Naturellement, une analyse de problèmes de données englobe les logiciels.

Lean A3 Toyota : les 9 blocs d'informations

Structure A3 Lean Toyota

La structure de l'A3 Toyota n'est pas unique : il existe des variantes. Ceci est une synthèse.

A3 en-tête 1 : résumé du problème

  • C'est le titre et le nom d'un formulaire A3
  • Décrire le problème factuellement en 1 ou 2 phrases simples
  • Utiliser des termes compréhensibles de tous

A3 en-tête 2 : identification du A3

  • Entité organisationnelle concernée
  • Leader du A3, sponsors, Senseï

A3 en-tête 3 : historique du A3

  • Date de début, date de la version, date de validation

A3 bloc 1 : les raisons d'agir

  • Parmi tous les problèmes, pourquoi s'attaquer à celui-ci en particulier ?
  • Quelles en sont les conséquences pour le client et pour l'entreprise ?

A3 bloc 2 : l'état actuel du problème

  • Décrire et expliquer le processus actuel
  • Indiquer les écarts par rapport aux attendus en vigueur actuellement
  • Etre précis, mentionner de préférence des chiffres et des faits

A3 bloc 3 : l'état désiré (les objectifs visés)

  • Décrire que l'on doit atteindre dans le futur : capacités, productivité, qualité, satisfaction client, etc...
  • Ne pas raisonner sur la base de solutions identifiées
  • Ne pas se mettre de barrières psychologiques, ratisser large. Etre souple et réactif.
  • Eviter les jugements et les critiques
  • Identifier les indicateurs (KPI) appropriés
  • Comme pour le bloc 4, être factuel, privilégier les chiffres

A3 bloc 4 : l'analyse des écarts, la recherche des causes racines

  • Adresser les causes racines évite la réapparition du problème ultérieurement
  • Dessiner un Arbre des Causes (Diagramme d'Ishikawa, ou diagramme en arrêtes de poissons)
  • Pour certains processus, un schéma SIPOC peut être judicieux (Supplier-Input-Process-Output-Customer, FIPEC en français)
  • Challenger les affirmations avec les "5 pourquoi" : 5 itérations "pourquoi ?" ("5 why")
  • Si le problème est trop vaste, le fractionner en plusieurs problèmes plus petits (breakdown)
  • En cas de divergences d'appréciation entre participants, utiliser un tableau de scoring pour converger

A3 bloc 5 : recherche de solutions

  • Sélectionner les correctifs adressant les causes racines du problème formulé
  • Evaluer les idées sur une matrice "coûts / bénéfices"

A3 bloc 6 : expérimentation rapide des contre-mesures

  • Exécuter immédiatement les actions urgentes, faciles et rapides à mettre en oeuvre
  • Traquer les éventuels effets pervers des contre-mesures mises en place

A3 bloc 7 : le suivi du plan d'action

  • Suivre de près les indicateurs de résolution du problème
  • Confirmer les gains et les effets indésirables
  • Intégrer les nouvelles pratiques dans les standards

A3 bloc 8 : état final,

  • Reprise des indicateurs des blocs précédents, avec objectifs et réalisation
  • Communiquer les évaluations et les enseignements aux parties prenantes
  • Clôture du projet

A3 bloc 9 : le retour d'expérience

  • Prendre du recul sur le déroulement du projet A3, en tirer les enseignements
  • Recueillir l'avis des parties prenantes, échanger les points de vue

Lean A3 : la méthode en pratique

Conseils pour la conduite d'un A3

  1. Créer le support manuscrit ou le fichier Excel, compléter le bloc 1
  2. Interviewer les parties prenantes et stocker les informations dans des fichiers (1 fichier de notes par bloc)
  3. Synthétiser les informations utiles dans les blocs 2 à 6
  4. Avancer sans aprioris, par itérations
  5. Affiner progressivement le contenu des blocs
  6. En termes d'outils et de schémas, rester au niveau de complexité maitrisé par les parties prenantes

La philosophie Lean A3 : réfléchir avant d'agir

  • Eviter le travers fréquent qui consiste à sauter directement du problème à la solution (C'est à dire : bloc 2 => bloc 7)
  • Certains experts préconisent de consacrer 90% du temps à la préparation et seulement 10% à l'action.

La méthode A3 et la méthode AGILE

  • Il n'y a pas d'opposition entre les méthodes A3 et AGILE, bien au contraire.
  • Les blocs 7 et 8 peuvent être exécutés en mode AGILE.
  • La méthode AGILE ne dispense en rien de formuler correctement le problème et d'identifier les causes racines avant de passer à l'action.

Conseils pour faire un A3 Excel

  • Ne pas tenter de créer et de maintenir directement un A3 complet sur un seul tableau (un seul onglet).
  • Créer un onglet de synthèse destiné à recevoir textes et images préparés sur d'autres onglets.

  • Utiliser un onglet pour chacun des 9 blocs, pour y préparer les synthèses (textes, schémas et illustrations).
  • Utiliser autant d'onglets supplémentaires que nécessaire pour stocker les observations et données collectées.
  • Enrichir progressivement l'A3 complet par copier-coller sous forme d'images.
  • Pour maîtriser la montée en version de la synthèse, il est préférable de ne pas utiliser de liens en temps réel entre sources et synthèse.
  • Plusieurs dizaines de versions intermédiaires peuvent être nécessaires pour arriver au résultat final.

Lean A3 : questions réponses

Q1. Un logiciel de Mind-Mapping (type X-Mind) sert-il pour la méthode A3 ?

Un logiciel de Mind-Mapping permet une représentation spatiale d'informations catégorisées. Il offre de la souplesse pour la disposition des idées par rapport à un organigramme pyramidal classique type MS-PowerPoint. Il convient bien pour la généalogie et la taxonomie.

Par contre, utilisé avec des informations non catégorisées, un Mind-Mapping reflètera une vision partiale et partielle.

Des cartes mentales produites avec un logiciel de Mind-Mapping peuvent être incorporées aux informations collectées pour un A3. Par contre, un logiciel de Mind-Mapping est bien trop limité pour documenter un problème. La diagramme d'Ishikawa est une version structurée et collaborative d'un Mind-Mapping.

Q2. Comment savoir si un A3 est bien fait ?

Il est illusoire de s'auto-valider un A3. Il vaut mieux faire relire un A3 par des personnes connaissant le sujet. On pourra ensuite s'assurer de la bonne compréhension du diagnostic, de l'adhésion aux mesures correctives et aux KPI.

Quelques indices pour repérer un A3 qui n'est pas à maturité :

  • Le document n'est pas auto-explicatif, la lecture n'est pas fluide.
  • Certaines informations ne sont pas dans la bonne box.
  • Les affirmations ne sont pas étayées (pas d'annexes, pas de preuves).
  • Les KPI ne sont pas spécifiques au problème.
  • Les effets pervers des contre-mesures ne sont pas analysés.

Q3. Quelle est la meilleur formation A3 ?

La meilleure formation à la méthode A3 est la pratique avec accompagnement par un coach. Les cas d'école théoriques sont fatalement trop simplistes pour expérimenter les véritables difficultés pratiques de la méthode Toyota A3.

Il vaut mieux s'exercer avec un cas réel. Pour former plusieurs personnes en même temps, on peut répartir les box d'un A3 unique sur les participants, leur laisser du temps pour rédiger, puis consolider et aligner.

Pour démarrer :

Consultant Lean A3


Dernière mise à jour : 9 décembre 2023

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